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Les 11 choses à faire pour mieux planifier son travail

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Que vous fassiez du télétravail ou que vous soyez en entreprise, la gestion du temps de travail est un véritable enjeu pour gagner en efficacité. Deux experts nous livrent leurs techniques et outils pour relever ce défi !

Définir 3 à 5 priorités par semaine

On veut souvent être sur tous les fronts : assurer tel rendez-vous client, préparer tel dossier, animer telle réunion… Au final, on court dans tous les sens au risque de s’éparpiller. Même si tout semble important, il faut définir des priorités qui seront propres à chacune en fonction de son poste, des objectifs fixés, de son actualité…
On commence donc par mettre à plat, en faisant une to-do-list par exemple, toutes les tâches que l’on souhaite faire. planifier son travail

« On ne peut pas tout réaliser. Il est donc important de faire un point une fois par semaine au minimum et de dégager 3 à 5 grandes priorités hebdomadaires. Elles serviront de fil rouge pour rester concentrée dessus. On se retrouve souvent dans des conflits de priorité car on est sur-sollicitée personnellement et professionnellement et tout nous semble aussi important. Mais il faut trancher », soutient Diane Ballonad Rolland, fondatrice et dirigeante du cabinet Temps et équilibre* et auteure de « Slow working », à paraître aux éditions Vuibert.  planifier son travail

Mini Guide Leader

Hiérarchiser les choses urgentes et importantes

Pour parvenir à hiérarchiser ses urgences, il faut tenir compte de leurs délais. « Si vous voulez vous organiser par urgence et importance, vous pouvez utiliser la matrice d’Eisenhower. Elle vous aidera à répartir vos tâches en fonction de 4 critères : urgent et important ; urgent mais non important ; important mais non urgent ; ni urgent ni important. Toutefois, si vous devez constamment gérer les urgences, c’est que vous avez sans doute mal planifié votre travail ! », glisse Xavier Delengaigne, formateur, auteur d’« Organisez votre temps avec le mind mapping » aux éditions Dunod et animateur des blogs www.collectivitenumerique.fr et www.xdel.fr.

Découper les projets en tâches

La théorie des petits pas, vous connaissez ? Elle consiste à segmenter un objectif pour le rendre plus accessible et réalisable. Ainsi, gravir une montagne vous effrayera moins, si vous avancez un pas après l’autre en prévoyant des paliers. Sur le même principe, vous pouvez vous aider des outils de cartographie mentale. « La carte mentale est un schéma qui permet notamment d’organiser les informations. Vous pouvez l’utiliser par exemple pour gérer vos projets. Elle vous aidera à découper vos projets en tâches actionnables. Plus de 200 logiciels de cartographie mentale existent ! Vous avez donc le choix ! Pour mieux organiser votre travail, vous pouvez utiliser par exemple Xmind. Il est gratuit en version de base », conseille Xavier Delengaigne.  

Compléter son agenda

Une fois vos grands objectifs fixés, notez les diverses tâches qu’ils impliquent et répartissez-les dans votre agenda. Vous pouvez opter pour une version papier que vous aurez à portée de main sur votre bureau et/ou pour une version numérique comme Google Agenda par exemple. Cet outil gratuit permet de synchroniser son agenda d’un appareil à l’autre et de voir les rendez-vous et obligations de chaque personne qui y a accès.

Faire du « time boxing »

Pour remplir efficacement votre agenda, vous pouvez opter pour le time boxing (« boîte à temps », en français). « Cette technique consiste à prévoir un créneau horaire pour chaque activité (par exemple traiter vos mails de 9h30 à 10h00). Le temps suit en effet la loi de Parkinson : plus vous avez de temps plus vous prendrez de temps pour accomplir une tâche », rappelle Xavier Delengaigne. Délimitez donc celles-ci !

Garder des plages vides  

Compléter ne veut pas dire « blinder ». La journée de travail a beau être d’au moins sept heures, si vous occupez chacun des créneaux horaires par une mission, vous risque fort de ne pas pouvoir faire tous ce que vous aviez prévu. Et de devoir reporter au lendemain… qui est aussi une journée très chargée ! La solution ?  « Remplir son agenda seulement à 50%. Les tâches prennent souvent plus de temps que l’on pensait et une journée comporte toujours son lot d’imprévus auxquels il faut pouvoir faire face », ajoute Diane Ballonad Rolland. Un avis que rejoint Xavier Delengaigne. Selon lui, mieux vaut remplir son agenda à 60 % puis laisser 20 % pour les tâches administratives et 20 % pour les urgences. planifier son travail

Créer des alertes

Pour vos actus importantes, créez des alertes sur votre agenda. Vous recevrez alors des notifications pour vous les rappeler un peu en amont. « L’avantage des alertes, c’est que ça permet aussi de décharger son esprit et d’éviter la charge mentale », précise l’experte. Ainsi, vous avez moins besoin de garder cet important appel téléphonique en tête, votre alerte fera office de pense-bête.

Regrouper les types de tâches  

« Regroupez les activités d’une même nature sur une demi-journée pour être dans la même énergie. Vous serez plus efficace en enchaînant des travaux de rédaction par exemple plutôt que de commencer à rédiger, puis de passer un appel téléphonique, de répondre à des mails… », conseille Diane Ballonad Rolland.

Tenir compte de sa chronobiologie

L’horloge biologique influe sur notre capacité à être plus efficace à telle période de la journée pour tel type de tâche. Bien sûr, nous ne sommes pas toutes identiques. C’est à chacune, selon son expérience, de tirer des conclusions sur ce qui lui convient le mieux. Le Dr Michael Breus, psychologue clinicien aux Etats-Unis, a écrit un ouvrage sur le sujet (« Faites votre révolution chronobiologique », éditions Pocket) qui propose de découvrir à quel grand profil on appartient (dauphin, lion, ours ou loup) pour mieux gérer son temps. planifier son travail

A partir de là, si vous constatez que vous mobilisez davantage vos ressources cognitives le matin, que vous êtes plus concentrée, privilégiez des tâches qui réclament plus d’attention et l’après-midi soyez plus dans l’opérationnel, par exemple.

Automatiser des tâches

Pensez à automatiser certaines tâches. Ainsi, plutôt que de consulter divers sites afin de faire votre veille quotidienne sur votre secteur d’activité, pensez à vous abonner à leurs flux RSS. Choisissez un agrégateur de flux RSS (comme Feedly, Netvibes, The old reader…) et vous recevrez directement les informations sur celui-ci. De la même manière, Xavier Delengaigne propose de mettre en place, au sein de sa messagerie, une règle pour rediriger automatiquement les newsletters auxquelles vous êtes abonnée vers certains collaborateurs.

Le « kanban » pour suivre ses projets planifier son travail

Pour planifier votre travail et savoir où vous en êtes dans votre projet, il existe des outils comme le kanban, tout droit venu du Japon. « C’est un tableau qui permet de visualiser l’avancement des tâches. Dans sa forme, la plus simple, un kanban contient 4 colonnes : à faire ; en cours ; en attente ; terminé. Vous pouvez concevoir un kanban avec de simples post-it et un tableau blanc. Vous pouvez aussi utiliser des services en ligne (le plus connu à ce jour est Trello) », suggère Xavier Delengaigne.

Ainsi réorganisées, vos méthodes de travail vous permettront de gagner en efficacité sans forcément y consacrer plus de temps !

Figure Kanban
Source : Organisez votre temps avec le mind mapping, Xavier Delengaigne, Luis Garcia

 

Dorothée Blancheton

*Site Entreprises : https://tempsetequilibre.com/

*Site Particuliers : https://tempsetequilibre.life/

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