La mise en place de chartes de télétravail
« Dès que nous avons appris la fermeture des écoles, nous nous sommes réunis en COPIL le vendredi (CEO et managers des business unit) pour décider de la mise au télétravail de nos salariés », raconte Stéphaine Bernat, VP Marketing & Communication chez Cenareo, une entreprise du software spécialisée dans les solutions SAAS pour diffuser du contenu sur des écrans. Les salariés sont ainsi partis avec tout le matériel nécessaire pour pouvoir travailler confortablement à domicile (écran supplémentaire, hotspot wifi…). Avec une moyenne d’âge de moins de 35 ans, les 40 salariés sont habitués à télétravailler un jour par semaine, tandis que les relations avec les clients se gèrent toujours à distance. « Nous avions donc déjà mis en place une charte concernant le télétravail », poursuit notre interlocutrice.
Même son de cloche du côté de la société Weproov, première solution d’inspection digitale qui accélère la productivité des entreprises et automatise la gestion des dommages / sinistres pour les acteurs du marché de l’automobile et de l’assurance. Le télétravail faisait déjà partie de l’ADN de l’entreprise, ce qui a facilité sa mise en place à grande échelle. « Dès l’embauche, certains de nos développeurs nous demandent à télétravailler, et l’accepter nous donne un avantage par rapport à de plus grosses sociétés qui y sont réfractaires. Bien sûr, le télétravail n’est pas évident dans tous les secteurs, mais globalement, nous avons constaté que les salariés en télétravail sont très productifs », affirme Gabriel Tissandier, co-fondateur de WeProov qui compte 60 salariés.
Comme chez Cenearo, cette société a elle-aussi mis en place un guide de bonnes pratiques pour le télétravail. En temps normal, chaque salarié doit justifier sa demande de télétravail et surtout rester connecté à un outil de communication interne, comme s’il était disponible au bureau. « L’idée est que les autres collaborateurs ne soient pas gênés par son absence », poursuit Gabriel Tissandier.
A chacun ses outils
Pour continuer à bien communiquer avec les salariés et organiser le travail de manière performante, chaque société a ses logiciels préférés. Si toutes deux utilisent Slack, chez Weproov, c’est l’outil Microsoft Teams qui est privilégié. « Cette plateforme collaborative gratuite est à cheval entre Slack et Skype, et intègre notre agenda, la gestion de fichiers et la gestion de projets », rapporte Gabriel Tissandier. De son côté, la société Cenaero privilégie Quip pour la création collaborative de documents, ou encore les solutions Google pour la visioconférence. « Nous sommes rôdés par rapport à l’utilisation de ces outils, ce qui nous a permis de ne pas perdre en efficacité », souligne Stéphaine Bernat.
Le choix de l’overcommunication
Afin de conserver la motivation des salariés et le lien entre les managers et les collaborateurs, ces deux entreprises ont aussi fait le choix d’accentuer la communication inter et intra-équipes. Par exemple, toutes deux commencent avec une réunion virtuelle animée. Chez Cenearo, le « global morning call café » débute à 9H en musique avec un petit mot du CEO puis des petites présentations. Chez Weproov, ce « morning live » fédère aussi tous les membres de l’entreprise. « Nous avons aussi un collaborateur qui fait une chronique à la Groland. L’idée est vraiment que chacun puisse s’exprimer », raconte Gabriel Tissandier.
A 9H30, Stéphaine Bernat organise ensuite une réunion avec son équipe pour partager les événements de la veille ou encore se réaligner en vue d’une réunion. « Chaque manager de business unit gère son équipe à sa façon. De mon côté, j’ai voulu rendre ça ludique en demandant à chacun de venir avec un accessoire pour créer un effet de surprise », explique-t-elle.
A l’heure du déjeuner, les deux entreprises ont aussi mis en place des sessions de jeux à distance. « Les enfants sont les bienvenus pendant celles-ci. Finalement, cette période nous permet paradoxalement de créer un lien plus intime », remarque Stéphaine Bernat. Chez WeProov, un « skypapéro » est organisé tous les jeudis, ainsi qu’un cours de pilates tous les vendredi midi avec une coach.
L’importance du respect des horaires
Tous ces rituels de communication visent à donner un rythme et motiver les salariés. Pour Gabriel Tissandier, c’est même essentiel. « Il faut que les horaires continuent à être respectés, que chacun sache quand il peut prendre des pauses, quand il peut communiquer avec les équipes. Et puis nous avons encouragé tous nos collaborateurs à se créer un espace dédié au travail, même s’il ne s’agit que d’un bout de table dans le salon », affirme-t-il.
Chez Cenearo, les managers sont aussi bien conscients des contraintes qui pèsent sur les parents, et n’exigent donc pas la même productivité des salariés. « De mon côté, j’ai prévenu mes équipes que je n’étais pas dispo à certaines heures de la journée parce que je faisais la classe à mes enfants. Mais globalement, j’ai l’impression d’avoir des journées de travail intenses », témoigne Stéphaine Bernat.
Profiter de cette période pour s’attaquer aux sujets de fond
Pour ces deux sociétés, le maintien de l’emploi des salariés s’est avéré être une priorité et très peu d’entre eux ont été mis au chômage partiel. Cenareo a souhaité maintenir 100% des salaires pour soutenir et encourager tous ses salariés durant cette période si particulière, tout comme WeProov. Puisque l’activité est ralentie du côté des clients, les deux sociétés en ont profité pour régler des sujets de fond.
Les développeurs de Cenearo ont ainsi pu avancer sur des sujets de R&D, tandis que les commerciaux ont « cleané » leur CRM ou encore rappelé leurs clients pour être mieux à l’écoute de leurs problématiques. De son côté, le cofondateur de WeProov nous explique pouvoir se concentrer sur la future levée de fonds de l’entreprise en mettant en place les bons process ou encore en restructurant certains pôles de la société. « Dans un contexte où tout le monde est touché même au niveau mondial, nous avons une carte à jouer si toutes nos équipes restent mobilisées. Cela nous permettra de prendre une longueur d’avance », conclut Gabriel Tissandier.
Paulina Jonquères d’Oriola
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