Le smart working, vous connaissez ? Pourtant, il se pourrait bien que vous y ayez déjà goûté sans le savoir. Ce modèle organisationnel repose sur une grande flexibilité du lieu et du temps de travail, des outils numériques et des pratiques managériales. Présentation.
Ces derniers mois, en raison des mesures de distanciation sociale imposées par la crise sanitaire, le monde du travail a été amené à se réinventer. Bon nombre d’entreprises ont adopté une démarche de smart working. Celle-ci consiste à sortir des schémas rigides pour faire preuve de flexibilité et d’agilité notamment dans ses pratiques managériales. Ainsi, les entreprises se focalisent sur le résultat plutôt que les moyens. Elles laissent davantage de place aux initiatives, d’autonomie à leurs équipes, leur accordent plus de confiance.
Le smart working repense ainsi l’organisation du travail pour offrir une meilleure expérience collaborateur au service du collectif. « Le smart working est quelque chose d’actualité mais sur lequel certaines entreprises travaillent déjà depuis des années. L’objectif du smart working, c’est de travailler de façon plus agréable. Ça a vocation à améliorer l’expérience de travail des collaborateurs, à être plus en lien avec leurs attentes. Chaque entreprise peut définir le contenu de son smart working », explique Thomas Cornet, cofondateur de Wittyfit, une plateforme digitale qui jauge le ressenti de chacun dans l’entreprise en vue d’améliorer la performance collective.
Les grands principes du smart working
Le smart working repose sur une reconfiguration du lieu de travail, des pratiques innovantes en matière de RH et d’organisation et des outils s’appuyant sur des technologies de l’information et de la communication. Il se caractérise ainsi par une grande flexibilité de l’espace, du temps et des outils de travail. Les collaborateurs sont plus libres de travailler comme ils l’entendent, où ils veulent, au moment voulu pour accomplir leur mission.
Le smart working incite les entreprises à repenser leur fonctionnement et participe à la construction d’une marque employeur forte. « La tendance qui est peut-être la plus affirmée chez la génération Z est l’aspiration de ses membres à des modes de travail plus flexibles. Ils identifient la difficulté de maintenir un équilibre vie pro / vie perso comme le principal frein à leur épanouissement au travail (61,4% vs environ 40% pour la Génération Y – Enquête “Great Insights” réalisée en janvier 2020 par Great Place To Work® France auprès d’un échantillon représentatif de 2567 salariés français) », constate Tiphaine Galliez, Directrice Consulting chez Great Place To Work qui répertorie d’ailleurs certaines de ces solutions sur son site.
Un cadre de travail repensé
Le télétravail démocratisé ces derniers mois a démontré que les collaborateurs pouvaient travailler efficacement en dehors du bureau. Les locaux doivent donc être repensés comme un lieu d’appartenance, de découverte, de mise en commun pour créer du lien entre les équipes, et offrir des espaces de co-working.
Ils doivent devenir un objet identitaire. « Chez Odigo – entreprise certifiée Great Place To Work® – les collaborateurs sont regroupés “en villages”, zones dédiées à une équipe mais peuvent s’installer ailleurs s’ils le souhaitent. Il y a la possibilité d’opter pour un poste à temps plein avec écran, un poste temporaire pour les collaborateurs de passage, ou de s’installer dans des bureaux collaboratifs. Dans le cadre du chantier “Working@Odigo”, deux nouvelles zones sont testées : la “marmite zone”, un espace collaboratif que les employés peuvent réserver partiellement ou entièrement pour des réunions de brainstorming, ou encore pour travailler en task force sur un projet pendant un jour, une semaine, voire un mois. La “quiet zone” est, quant à elle, un espace entièrement silencieux pensé pour les collaborateurs qui souhaitent travailler au calme, sans être dérangés par les appels téléphoniques de leurs voisins », se rappelle Tiphaine galliez.
Thomas Cornet applique également le smart working au sein de son entreprise Wittyfit. « Nous avons aujourd’hui 60 % de notre effectif qui vit en province. Grâce à cette flexibilité, nous avons pu recruter des collaborateurs plus éloignés de notre bassin de recrutement habituel et avoir ainsi plus de choix. C’est un gain non négligeable », confie-t-il. Ces personnes qui vivent à Lyon, Rennes ne viennent pas à Paris tous les jours. Les 21 collaborateurs de Wittyfit se réunissent une fois par mois dans un tiers lieu pour maintenir les liens. Chaque semaine, des points vidéos sont organisés par équipe. Deux fois par semaine, les collaborateurs jouent 30 mn à des jeux à distance pour renforcer l’équipe…
De nouveaux outils à portée de main
Ce travail à distance ou hybride fait appel à des outils numériques collaboratifs pour faciliter la communication et permettre une collaboration de qualité. « Ce peut être par exemple des outils de communication comme Teams ou Stepple ou plus élaborés comme Klaxoon pour l’animation de réunion ou Trello pour la gestion de projet. Nous pourrions aussi citer ShaKaï – une solution destinée à renforcer les liens entre les salariés, grâce au partage de compétences et de moments de cohésion ciblés », déclare Tiphaine Galliez, Directrice Consulting chez Great Place To Work qui répertorie d’ailleurs certaines de ces solutions sur son site.
Des pratiques managériales plus souples
Les outils numériques et le cadre de travail ne suffisent pas à prendre ce virage avec succès. Dans cette approche de smart working, le rôle du manager est lui aussi repensé pour gagner en flexibilité. Il sert de trait d’union entre les divers collaborateurs et les sollicite autour d’un projet commun. Il accompagne chacun pour l’aider à développer et révéler son potentiel professionnel et personnel et le soutenir face aux difficultés. « Depuis début 2020, Naitways (Best Workplaces France 2021) a mis en place « le mur des objectifs en 2020 ». Le mur se trouve dans les locaux de Naitways et dévoile les objectifs à atteindre en 2020 et leurs avancements. Les objectifs sont triés par équipe et par quartier. La mise à jour des informations se fait tous les mois, ainsi les collaborateurs peuvent se rendre compte de l’avancement des objectifs tout au long de l’année », explique Tiphaine Galliez.
Les pratiques RH et managériales sont également essentielles pour prévenir les risques psychosociaux ou physiques qui peuvent survenir dans ce changement organisationnel : hyperconnexion, isolement, manque d’ergonomie des postes de travail à distance…
Des temps de travail flexibles
Outre la flexibilité du lieu de travail, les horaires peuvent également être adaptés. Une disposition bienvenue notamment pour les métiers ne pouvant prétendre au télétravail. Certaines entreprises testent depuis déjà quelques années la semaine de 4 jours avec succès comme nous vous en parlions dans un précédent article. Ainsi le groupe LDLC par exemple permet à ses salariés de travailler 32h par semaines réparties sur 4 jours.
Des avantages pour les collaborateurs et l’entreprise
Le smart working répond à de véritables attentes des collaborateurs en matière de flexibilité. Il présente des avantages aussi bien pour ceux-ci que pour l’entreprise. « À partir du moment où on a la même efficience d’organisation, le bénéfice premier est la rétention et la fidélisation des collaborateurs qui apprécient cette expérience de travail différente. Ça vient contrecarrer le phénomène de la grande démission. C’est aussi un moyen de capter de nouveaux talents », constate Thomas Cornet. Et s’il reconnaît que le smart working implique aussi d’avoir moins de contact et de davantage lâcher-prise au niveau managérial, il ajoute que lorsque l’on fait confiance aux collaborateurs, ils s’engagent davantage envers l’entreprise. « Le fait d’avoir moins de déplacement permet à certains, sans se surcharger, de prendre en charge plus de clients. C’est donc un gain aussi pour l’entreprise ».
Une tendance faite pour durer
Avant la crise sanitaire, les entreprises qui permettaient à leurs collaborateurs de moduler leur rythme ou leur lieu de travail faisaient figures de pionnières. Désormais les pratiques évoluent. Le travail hybride, favorisé par les outils digitaux, se fait de plus en plus une place de choix dans le paysage professionnel. Suite à la pandémie et au confinement, les entreprises ont constaté que les collaborateurs étaient aussi efficaces voir plus, en ayant plus de liberté, d’autonomie. « L’idée est d’intégrer dans une organisation pérenne ce smart working en adaptant les modes de management, les locaux, les moyens… Et de pouvoir mesurer ces effets bénéfiques notamment en matière de rentabilité pour l’entreprise », conclut Thomas Cornet.
Dorothée Blancheton
