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Ranger et organiser son bureau pour une productivité optimale

bureau dans appartement
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Le nez dans les romans d’été et les pieds dans le sable, on sirote des cocktails en bord de plage en pensant doucement à la rentrée. Car c’est la période idéale pour prendre de bonnes résolutions sans se mettre la pression. Voilà pourquoi nous avons rencontré Hortense de la Roncière, fondatrice du site ON RANGE TOUT ! Cette caverne d’Ali Baba en ligne regorge d’accessoires rangement classés par pièce pour se faciliter la vie. Hortense de la Roncière le résume elle-même : « confort assuré rime avec efficacité ! » Même si elle nous le confesse : en plein déménagement de son bureau actuellement, elle aussi est en phase de transition !

Pour une meilleure gestion de l’espace et un travail efficace, quels sont les éléments indispensables à toujours garder sur le bureau ?

Comme dans votre intérieur, l’espace de travail ne peut pas être encombré. Faites place nette et enlevez tous les bibelots. Ne gardez que ce dont nous avons vraiment besoin. Par exemple un pot à crayons, des range-dossiers, une corbeille à papiers, sa tasse ou sa bouteille d’eau. Pour établir vos essentiels, faites une liste précise de ce que vous aimez/devez avoir sur votre bureau ; vous vous rendrez rapidement compte de ce qui est superflu ou ce qui est indispensable. Si vous travaillez dans un bureau ouvert ou fermé, ce ne sera pas forcément la même chose. Dans le bureau qui vous est propre, vous pouvez vous permettre, par exemple, d’avoir une photo de votre famille.

Quelles sont les règles indispensables de l’éclairage du bureau ?

Tout d’abord, privilégiez l’éclairage naturel. Mais ce n’est pas toujours évident et celui-ci change au fur et à mesure de la journée. Alors pensez à multiplier les sources d’éclairage, pour adapter la luminosité aux besoins qui évoluent tout au long de la journée. Veillez à ce que l’éclairage ne soit pas dirigé vers les yeux. Il ne doit pas non plus être trop puissant par rapport à l’environnement, ce qui entraînerait une fatigue oculaire. Si vous êtes droitier, placez votre lampe de bureau à gauche (et inversement si vous êtes gaucher). Dirigez le faisceau lumineux vers le centre de votre zone de travail. Si vous travaillez sur ordinateur, il faut installer une lampe de faible intensité derrière votre écran. Au plafond, préférez les plafonniers à diffusion de lumière homogène plutôt que des spots.

Pour faire de l’ordre sur son bureau et dans ses idées, faut-il souvent trier ?

Bien sûr, il faut trier ! Mais pour éviter de se laisser déborder et donc d’avoir à trier tout le temps, le mieux est d’organiser correctement ses affaires de bureau. Les papiers doivent être rangés par catégories dans des pochettes ou des dossiers avec des étiquettes pour savoir ce qu’il y a à l’intérieur. Le courrier doit aussi occuper une place de choix afin de ne pas envahir votre espace de travail. Si chaque chose est ordonnée, tout devient plus simple ! Le rangement se fait au quotidien et devient même un réflexe.

Mini Guide Leader

Que préconisez-vous pour un confort optimal ?

Dans un bureau le choix des accessoires est essentiel. Vous aurez plus de plaisir à travailler si l’environnement vous stimule. Pour aménager un bureau, utilisez au maximum toute la place dont vous disposez, et ne négligez aucun recoin. Après avoir organisé la table de travail, vous pouvez exploiter les murs en rajoutant un panneau d’affichage en liège ou en grillage. Accrochez-y les inspirations du moment, quelques bacs à suspendre pour les ciseaux ou le tube de colle.

Si le bureau dispose de tiroirs, placez à l’intérieur des bacs de séparation de tailles différentes qui serviront à ranger les petits accessoires comme les post-it et les trombones, les cartes de visites… Enfin, aménagez quelques étagères pour les range-dossiers qui contiennent les papiers factures ou documents que l’on souhaite garder. Des Boîtes de tailles A4 ou A3 serviront à ranger les photos, les dessins ou les documents que vous ne voulez pas ranger verticalement.

Usez et abusez des étiquettes pour classer les papiers par catégorie (Famille / Maison/ Projets/ Loisirs…). Mais surtout, privilégiez les documents numériques et archivez dans des grandes boîtes, hermétiques ou en carton, les dossiers que vous devez garder mais que vous n’avez pas besoin de consulter régulièrement. Ainsi, ces grosses boîtes iront à la cave ou au grenier. Pour votre confort, levez-vous de votre fauteuil au moins toutes les deux heures pour vous étirer, faire des petits exercices ou marcher un peu. 

Que peut-on afficher au mur pour booster sa productivité ?

Chez ON RANGE TOUT, nous avons un mur entier rempli de souvenirs et de phrases importantes pour nous… Cela va du dessin de ma fille à une lettre encourageante d’un client, en passant par un article de journal qui vante un entrepreneur que j’admire… Et bien sûr, des phrases fétiches, des mantras comme : « Faire de chaque expérience client une expérience positive » ou « La performance, c’est un minimum d’effort pour un maximum de résultats ».

Quels sont les petits détails qui peuvent motiver à retrouver son espace de travail avec le sourire chaque matin ?

Organiser la table de travail le soir en partant. Ainsi, vous retrouverez un espace propre et net le matin en arrivant ; comme on le faisait plus jeune en préparant ses vêtements et son cartable avant d’aller se coucher. Vous pouvez aussi préparer le soir une courte to do list avec quelques objectifs très concrets que vous voudrez donner à votre journée du lendemain. Enfin, n’oubliez pas non plus à la fin de chaque journée de faire un bilan dans votre tête de ce que vous avez accompli. Vous verrez ainsi le chemin parcouru. C’est très gratifiant et cela permet aussi de se remettre en question et de progresser. 

Plus d’infos sur Onrangetout.com

Vanina Denizot

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