Dossier à terminer, réunion à caler, enfant à déposer à l’école, rendez-vous médical à prendre, courses, ménage… Vous avez parfois l’impression que 24 h ne suffisent pas à mener à bien tous vos projets ?
Si nos compétences personnelles sont utiles dans la vie professionnelle, à l’inverse les outils du management peuvent aussi avoir un impact positif sur notre sphère privée. Pour y voir plus clair dans vos diverses tâches et mieux diriger votre quotidien, Cédric Bruguière, consultant en ressources humaines et transformation, vient d’écrire « Je manage ma vie », aux éditions Eyrolles. Un ouvrage dans lequel il met en avant les outils du management qui lui ont été utiles dans sa vie personnelle notamment quand son épouse Marlène Schiappa, ministre déléguée chargée de la citoyenneté, s’est investie dans la dernière campagne présidentielle et a été nommée au gouvernement.
« Il existe des outils de management simples, pragmatiques, à choisir selon ses problématiques et ses envies, pour structurer sa démarche. Ils peuvent être utiles si l’on désire changer de vie suite au confinement par exemple. Ou pour se positionner sur un nouveau projet, pour avoir un impact sur le monde, pour gérer son quotidien… Pour rédiger cet ouvrage, je suis parti de mon expérience personnelle et d’une phrase du sociologue Jean-Claude Kaufmann qui dit que « les femmes ont toute la vie de famille dans leur tête », explique le consultant en RH.
L’objectif ici est donc d’éviter la charge mentale et de reprendre le contrôle de sa vie.
Évaluer sa charge mentale : le nuage de mots
Certains outils de management peuvent aider à prendre conscience de sa charge mentale et émotionnelle. C’est le cas du nuage de mots. Le principe est simple : on note sur un papier toutes les « pensées pop-up » qui nous viennent à l’esprit et qui constituent en ce moment notre charge mentale. Elles peuvent concerner le travail, la famille, les amis, le logement, etc. Inutile de faire de longues phrases, des mots-clés suffisent. Ensuite, identifiez des thèmes auxquels ils appartiennent et soulignez les mots-clés de chaque thème d’une couleur différente.
Ce nuage peut aussi se faire grâce à des générateurs en ligne comme nuagedemots.co ou wordart.com/create. Le fait de dresser ce type de to-do-list permet déjà de se sentir soulagée? Cela réduirait même de 36% le temps d’endormissement lorsqu’elle est faite avant de se coucher, selon une étude américaine menée par Michael Scullin, professeur de psychologie et en neurosciences à l’Université de Baylor.
Cartographier ses tâches : le mind mapping
Le mind mapping, créé par Tony Buzan, aide à mettre en forme ses pensées et les mémoriser sous forme de carte mentale. On écrit ainsi les mots « charge mentale » au centre de sa feuille et on fait des flèches vers des thématiques (administratifs, tâches ménagères, travail…) et à partir de celles-ci des flèches plus petites pour chaque action (ex : administratif : envoyer courrier à l’assurance maladie, payer CFE…). A vous de personnaliser votre carte mentale avec des couleurs, des symboles, des lignes variées etc.
Prioriser ses tâches : la matrice d’Eisenhower + la méthode GTD
Votre to-do list est longue comme le bras ? Et à vos yeux tout est essentiel ?!
On s’inspire de la matrice d’Eisenhower, l’ancien président des Etats-Unis, pour hiérarchiser ses priorités. On fait un tableau avec quatre cases. L’une pour ce qui est « urgent et non important ». Ces tâches seront à déléguer. La case d’à côté pour ce qui est « urgent et important », à faire soi-même très rapidement. En dessous, on note ce qui est « non urgent et non important » et qui sera donc à éliminer de notre to-do-list. Et enfin la dernière case concerne ce qui est « non urgent et important ». Là, on planifie le moment où l’on pourra s’en occuper soi-même. « On peut alors poser une journée de congé, par exemple, pour traiter ces tâches. Ça évite de diluer les rendez-vous dans son planning et permet d’être entièrement mobilisé dessus pour gagner en efficacité », conseille Cédric Bruguière.
Dans le même esprit, on trouve la méthode Getting Things Done. Pour chaque sollicitation, on se demande si cela réclame une action de notre part. Si c’est urgent et que ça prend moins de 2 mn, on le traite immédiatement, sinon on le planifie ou on le délègue. C’est une manière aussi de dé-saturer rapidement sa mémoire. Ainsi, dès qu’une tâche est réalisée, elle ne monopolise plus nos pensées et allège notre charge mentale !
Savoir s’alléger : le pouvoir du refus et de la pédagogie
Pour diriger sa vie, il y a un piège à éviter : celui de dire « oui » à tout. Comme n’importe quel manager, il faut savoir faire des choix, prendre des décisions et refuser des sollicitations. Dire oui à tout ce n’est pas rendre service aux autres, ni à soi. « Oser dire « non », ça libère du temps. On est plus détendu et ça rejaillit positivement sur l’ambiance autour de soi. Mais il faut expliquer ce « non », si c’est parce qu’on manque de temps, parce qu’on estime que son enfant est trop grand pour ça… », suggère le consultant en RH.
On résiste également à cette envie de tout contrôler ou de faire à la place des autres. On prend le temps d’expliquer à son entourage comment faire fonctionner la machine à laver, cuisiner tel plat, se rendre en bus jusqu’à son cours… In fine, on évite de créer un sentiment de dépendance, d’être sans cesse sollicitée. Bref, on gagne du temps en responsabilisant ses proches.
Planifier : Tableur, bullet journal…
Si vous êtes déjà à l’aise avec les tableurs, utilisez Excel ou l’un de ses acolytes pour organiser vos tâches sur la durée. Mais d’autres outils très simples peuvent vous y aider aussi. Calendrier, agenda, alerte sur smartphone… A vous de choisir celui que vous affectionnez le plus. Si vous êtes créative, le bullet journal, sorte de calepin multifonction (agenda, mémo, journal intime, carnet de voyage…) peut vous séduire. « Il faut que ce soit simple. Ces outils d’organisation ne doivent pas devenir une usine à gaz. Il faut certes du temps au départ pour se les approprier dans sa vie personnelle mais quand la démarche est posée, ça va vite », expose le spécialiste. En invitant ainsi dans votre vie de tous les jours, ces outils professionnels, vous en tirerez profit. Le temps gagné, vous permettra de souffler et de vous accomplir !
Dorothée Blancheton
