Les outils numériques peuvent être de vrais alliés pour se libérer des flux d’informations excessifs, alléger sa charge mentale et améliorer sa manière de travailler. Julien Gueniat, spécialiste suisse des outils numériques au service de l’organisation et fondateur du site Organisologie.com, vient de publier « Le cerveau numérique » (éd. Eyrolles). Il nous aide à revoir notre état d’esprit pour vraiment tirer parti de ces outils.
Planifier ses rendez-vous, répondre à ses mails, relancer tel contact, envoyer tel courrier, réfléchir au prochain dossier, finir celui en cours, régler les factures… Les journées sont souvent bien remplies et peuvent occasionner épuisement et charge mentale. En particulier pour les femmes qui jonglent souvent entre leur carrière professionnelle et leurs responsabilités familiales. Trouver l’équilibre entre ces deux mondes n’est pas évident.
Avec les progrès technologiques et l’avènement d’Internet, certaines choses sont devenues plus rapides. Un simple e-mail permet de contacter rapidement un interlocuteur par écrit. Mais cela multiplie aussi les e-mails reçus et augmente par conséquent le nombre de réponses à envoyer. « Ça devient compliqué de tout traiter humainement. Et avec l’intelligence artificielle qui permet désormais de rédiger un long mail en seulement deux clics, cela risque d’empirer. On ne peut pas faire sans ces outils mais plutôt que de se plaindre de ne pas réussir à suivre ce rythme, il vaut mieux apprendre à centraliser ses informations dans un espace unique », préconise Julien Gueniat, auteur de « Cerveau numérique », paru aux éditions Eyrolles et vendu en librairie et sur Internet (Fnac, Amazon…).
Informations multiples : Revoir sa méthode
Avant même de parler des outils qui peuvent vous aider à gérer la charge mentale tout en restant productive, il faut se pencher sur la méthode. « On peut avoir la voiture la plus performante du monde, si on ne sait pas s’en servir, on n’ira pas bien loin », fait remarquer Julien Gueniat. Tout commence donc par revoir sa méthode.
Externaliser les informations pour limiter la charge mentale
Commencez par prendre conscience de ce que vous sélectionnez comme informations. Externalisez autant que possible celles qui peuvent vous perturber au cours de la journée. Pour cela, dès que vous pensez à une tâche que vous devez accomplir, à une idée, notez-la sur votre smartphone ou ordinateur. « C’est possible de noter tout ça sur un calepin avec un crayon mais vous devrez sûrement le numériser à un moment donné et vous perdrez du temps à le recopier. Après, il est vrai que sur le smartphone, il ne faut pas se laisser distraire », reconnaît le spécialiste. Son conseil ? Désactivez les notifications et optez pour un écran noir et blanc moins attractif.
Trier et planifier les données
Penchez-vous ensuite sur votre méthode de traitement de l’information. Séparez les informations dont vous ne savez pas encore si vous allez en faire quelque chose (par exemple : un titre de film à voir, un livre à lire, une citation inspirante…) de celles que vous devez accomplir. Il peut s’agir des tâches quotidiennes, plus occasionnelles ou bien encore de projet de fond. Le fait de les noter évite qu’elles n’envahissent votre esprit. Toutes ces tâches et rendez-vous professionnels et personnels pourront être notés dans un agenda numérique infini souvent proposé par les applis dédiées. Les alertes et les rappels vous aident à rester à jour sans avoir à tout mémoriser.. Une fois par semaine, pendant 15 mn, vous n’aurez plus qu’à entretenir ce « cerveau numérique » et y planifier votre semaine à venir pour ne plus être la tête sous l’eau.
Optimiser ses actions
Vous devez lancer une opération promotionnelle ? Vous devez remplir votre déclaration d’impôts ? Julien Gueniat recommande de réaliser une check-list pour ces actions qui détaille la série d’étapes à suivre pour les accomplir. Ces check-lists seront elles aussi dans ce cerveau numérique. Il vous suffira de cliquer sur l’action à réaliser dans votre agenda pour accéder à la check-list associée. Par exemple : faire la déclaration d’impôts. Même chose si vous avez une réunion avec tel contact, vous pouvez rédiger un résumé de celle-ci sur votre cerveau numérique et ainsi retrouver l’historique de vos échanges en cliquant sur le nom de votre contact.
Repenser son comportement d’utilisateur
Adopter ces nouvelles méthodes d’organisation suppose aussi de se remettre en question et de se demander ce que l’on fait habituellement des outils numérique. « On peut avoir de bons ingrédients, une recette délicieuse, si on ne les utilise pas, on ne va pas mieux manger ! L’outil ne va pas vous sauver. La solution reste humaine », rappelle Julien Gueniat. De même, si vous constatez que vous passez beaucoup de temps sur les réseaux sociaux, sur vos mails et autres sites… demandez-vous comment faire pour déconnecter. Et ainsi réduire ce temps d’écran qui vous empêche de profiter ou de passer à l’action.
Applications : Trois outils pertinents
Il existe de nombreuses applications pensées pour prendre des notes, hiérarchiser ses informations et soulager la charge mentale. L’auteur propose dans son livre un quiz pour choisir ses applis selon ses besoins. Il faut ensuite tester celles-ci pour les prendre en main. Pour son usage personnel et professionnel, l’auteur a choisi trois applications en particulier :
- Notion : « Cette appli est orientée collaboration. Elle est flexible et permet de faire beaucoup de choses. Elle est très belle et agréable à utiliser », explique Julien Gueniat. Notion permet en effet d’organiser vos informations, de gérer vos tâches, de consigner les notes de réunion, de stocker des papiers importants, de surveiller vos habitudes, de compiler les ressources, de gérer les contacts avec les clients et entreprises, de faire une boîte à suggestion, de gérer les dépenses de chaque employé…
- Obsidian : Cette appli permet de prendre des notes mais ce n’est pas tout. « Elle montre également les connexions possibles entre les idées auxquelles on n’aurait pas forcément pensé et elle offre une vue en graphes intéressante », apprécie Julien Gueniat. Vos notes sont étiquetées sous forme de concept par des tags. L’application crée des liens entre eux qui construisent petit à petit un graphe.
- Workflowy : Utile pour lutter contre l’infobésité, cette appli aide elle aussi à prendre des notes, gérer des projets, des check-lists, ses tâches… « C’est mon appli préférée. Sa force, c’est que l’on peut bouger sa note ou idée après l’avoir créée. On n’est pas obligé de décider de sa place dès le départ », souligne Julien Gueniat. L’appli se veut minimaliste, elle est donc simple d’utilisation pour une prise en main rapide. Peu de fonctionnalités, d’options et de notifications.
En changeant vos manières de faire et en adoptant l’appli qu’il vous faut, vous devriez gagner du temps et être moins épuisée. À vous de jouer !
Dorothée Blancheton
