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Gagnez en productivité avec le management visuel

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Avec l’explosion du télétravail, de plus en plus de dirigeants sont en quête d’outils performants pour manager leurs équipes à distance. Jusqu’à présent considéré comme une pratique de niche, le management visuel fait partie de ces techniques qui connaissent actuellement un véritable essor comme nous l’expliquent Patrick Neveu et Carolina Vincenzoni, directeurs associés de Signos, l’expert du management visuel.

Le management visuel, plus qu’un simple dispositif de communication

Comme son nom l’indique, le management visuel permet aux équipes de partager des informations au sein de l’entreprise à travers des outils visuels. Mais selon Carolina Vincenzoni, le management visuel est plus qu’un simple outil de communication : « pour nous, c’est véritablement un dispositif de co-élaboration des idées et informations, de copilotage des projets à l’aide de tableaux bords visuels ». 

Mais de quoi parle-t-on ? Les méthodes et outils du management visuel

La méthode Kanban (« étiquette en Japonais ») : il s’agit d’un outil visuel pour gérer les tâches au quotidien dans un projet. La méthode promeut une organisation en colonnes avec des étiquettes de tâches qui se déplacent de gauche à droite dans les colonnes pour visualiser l’avancement de la tâche. Les catégories les plus connues sont « à faire », « en cours » et « terminé ». Mais chacun est encouragé à trouver ses propres sections.

Les logiciels pour pratiquer la méthode Kanban : Trello (gratuit), et Planner (intégré dans le Pack Office). 

Mini Guide Leader

Le mind mapping (carte mentale) : « C’est le couteau suisse du management visuel. Il permet autant de manager les idées que les projets », explique Patrick Neveu. Le mind mapping offre une représentation graphique et arborescente de l’information. La technique est inspirée de l’arbre généalogique, puisque l’objectif est que l’on puisse identifier la filiation entre les idées.

Les logiciels pour pratiquer le mind mapping : XMind (gratuit), MindManager (payant), Mindomo et Minimiser (sur le cloud). 

Le perceptual mapping (carte perceptuelle) : Il s’agit d’une méthode visuelle d’organisation spatiale des idées. Au quotidien, on parle plutôt de matrice visuelle. Ce sont des outils que l’on connait sans le savoir :  matrice SWOT (sous forme de cadrans avec des axes qui permettent de faire des comparaisons d’informations dans l’espace), matrice Business Canva (information répartie dans des colonnes),  matrice Eisenhower (quatre cadrans qui donnent un ordre hiérarchique pour réaliser une tâche).

Les logiciels pour pratiquer le perceptual mapping : on peut tout simplement utiliser une matrice vierge que l’on va piocher sur internet et remplir soi-même.

Le management visuel, un bon outil de management transversal

Idées, projets, processus, données chiffrées, données de temps… Le management visuel permet de partager tout type d’informations. « Il n’est pas nécessaire de changer d’outil quand on change de type d’information à traiter », souligne Carolina Vincenzoni. De la même manière, le management visuel peut traduire visuellement tout type d’activité, et tout type de secteurs. Enfin, il peut être utilisé sans distinction hiérarchique. « Il faut aussi rappeler que le management visuel est l’outil idéal pour implanter un management transversal qui aide tous les “métiers” d’une même entreprise à mieux communiquer et surtout collaborer », précise Patrick Neveu.

« Le management visuel, un accélérateur de réussite »

Le management visuel possède de nombreux bénéfices. Il permet de …

1. Déployer une vision globale, clarifier les objectifs et la stratégie à mettre en place pour les atteindre. En clair, le management visuel permet d’éclairer les plans d’action. En effet, « il a été prouvé que notre cerveau traite de manière très performante l’information visuelle » précise l’expert.

2.   Suivre l’évolution des plans d’action de manière efficace et dynamique. « Plutôt que de refaire des présentations de projet qui ne sont que des photos à un instant T, les outils numériques de management visuel permettent d’avoir une vision en temps réel des évolutions, des problèmes et des risques », affirme Carolina Vincenzoni. Cette actualisation en temps réel permet aussi de décupler l’efficacité des réunions puisqu’aucun compte rendu n’est nécessaire. Les tâches sont immédiatement assignées et les délais indiqués. Les temps de communication entre les employés et leurs responsables sont ainsi réduits. D’après les retours des entreprises accompagnées par Signos, le management visuel leur permettrait de gagner 20% de productivité par personne, soit 1 jour / semaine ou 2 mois / an.

3.    Favoriser le travailler ensemble : co-élaborer, co-décider, co-piloter… Car pour que le management visuel fonctionne bien, il faut dès le départ que le manager établisse des règles et des rituels. « Pour toute organisation qui souhaite passer d’un management encore trop directif à un management plus participatif, le management visuel est l’approche idéale. Il concrétise le discours souvent trop théorique de la direction en apportant des preuves de réussites à très court terme », analyse Carolina Vincenzoni.

4.    Fluidifier les échanges entre les équipes, autant en présentiel qu’en télétravail puisque tout le monde partage la même matrice. « Le management visuel permet notamment d’animer les réunions à distance », précise Patrick Neveu. 

5.    Autonomiser et responsabiliser les collaborateurs au travail puisqu’avec le management visuel, l’information est disponible 24/7. Plus besoin de demander par téléphone ou par mail l’actualisation des informations ! « Des règles sont définies à l’avance pour identifier les informations à mettre dans les tableaux de bords visuels et savoir comment intervenir en fonction des évolutions ou alertes. Le périmètre et les niveaux d’intervention de chacun sont connus l’avance, ce qui est d’autant plus important en ce moment avec le déploiement du travail à distance », poursuit le spécialiste. 

Comment sauter le pas ?

Vous pouvez tout d’abord choisir de vous former individuellement sur quelques méthodes pour les adapter ensuite au sein de votre équipe.

Ou alors commencer en équipe et apprendre en faisant ensemble. La première chose à faire sera alors de créer votre dispositif de management. La deuxième chose de définir les règles et rituels d’animation pour faire vivre votre dispositif. « La dimension animation est souvent sous-évaluée et c’est là que réside une partie des échecs dans la mise en place du management visuel », souligne Patrick Neveu. Enfin, n’oubliez pas de rester agile en faisant évoluer votre dispositif après les premières semaines de tests. 

« Dans tous les cas, nous préférons que ce soit le manager qui décide la mise en place de la méthode, car pour bien fonctionner, elle doit s’inscrire dans la culture d’entreprise », soutient Patrick Neveu. 

A vous de jouer !

Plus d’informations sur  : https://signos.fr/

Paulina Jonquères d’Oriola

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