fbpx

Tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur le télétravail !

entreprise, coronavirus, télétravail
Share on facebook
Share on linkedin
Share on twitter
Share on email
Alors que se poursuit la 3ème vague du Coronavirus, notre façon de travailler, jour après jour, se retrouve, de nouveau bousculée. Le salon se fait open-space, les réunions se font à distance, la cuisine devient la machine à café. Comment le management s'adapte au télétravail. On en parle !

Business O Féminin a consacré un webinaire (replay disponible ici) à la mise en place et au management du télétravail. Pendant 1 heure, l’entrepreneur et l’auteur de Mettre en place et manager le télétravail, Maxime Robache, a donné, aux lectrices du magazine, des conseils pratiques et actions concrètes à instaurer pour pleinement gérer le télétravail.

Un mode d’organisation

Travailler au bureau et à la maison. L’auteur de Mettre en place et manager le télétravail, prône un « télétravail à temps partiel ». Celui-ci permettra de « laisser un espace dans lequel le salarié peut travailler avec ses collègues et maintenir un lien social ». Sur 28 millions d’actifs, 5 millions, soit 17% sont en travail confiné, d’après Muriel Pénicaud, dans Le Parisien du 4 mai 2020. Il s’agit de « poursuivre le télétravail et l’organiser sur un mode plus pérenne ». Pour Maxime Robache, il est important de « capitaliser sur l’expérience du télétravail pour adapter l’organisation ». Ainsi, « le télétravail doit être améliorer en continu ».

Plusieurs parties prenantes participent aux responsabilités. L’entreprise a pour tâche de « fixer un cadre commun ». L’équipe « coconstruit un projet de fonctionnement inclusif ». Enfin, le télétravailleur se doit de « respecter les éléments de la charte ou de l’accord de télétravail et doit s’inscrire dans le projet collectif du fonctionnement de son équipe ». Les gains sont nombreux. Ainsi, le fondateur d’Adhoc Company relève que « les équipes ont l’habitude de pratiquer le feedback, de s’autoorganiser et s’améliorer en continu ». De fait, « le changement est profond », souligne la fondatrice de Business O Féminin, Véronique Forge ; « le leader est le chef d’orchestre de cette organisation très horizontale avec la culture du feedback ». Il convient d’institutionnaliser ce dernier.

Mini Guide Leader

De la méthode !

« 7% de la communication est verbale, 38% vocale et 55% visuelle ». La règle « des 3V » d’Albert Mehrabian portant sur la perception que nous avons de la communication que nous recevons est évoquée par Maxime Robache. Or, il s’agit bien de « palier la communication non verbale à distance par un processus de création claire ». Ainsi, il convient de « remettre de la méthode et du qualitatif dans les réunions ». Maxime Robache rappelle l’utilité de définir les rôles de chacun à l’image du facilitateur, de la personne qui tient le timing ou encore celle en charge du compte-rendu. « Il faut que ce soit explicite dès le démarrage de la réunion », conseille l’entrepreneur. Commencer et terminer à l’heure, cette règle comme d’autres, se doit d’être définie. Celui qui accompagne les entreprises dans leur transformation souligne l’importance de la préparation et de la bonne tenue de la réunion.

La culture du Feedback

La mise en place de la culture du feedback permet de « s’améliorer et faire de meilleures réunions ». Le travail post-réunion est important pour « savoir qui doit faire quoi ».  Afin que « l’expérience participant » soit réussie, il convient de définir « la raison d’être » de celle-ci avec des participants « concernés et motivés ». L’outillage doit être « adapté, adopté et fonctionnel ». « Tout doit être clair pour que les participants n’aient plus qu’à se focaliser sur l’objectif à atteindre ». Maxime Robache propose, ainsi, la mise en place pour l’équipe, d’un panneau récapitulatif indiquant, notamment la mission, la vision, les valeurs, les règles, le planning à court et moyen terme, les indicateurs clés…

L’entrepreneur et auteur incite à la mise en place de « la méthode rétrospective ». Celle-ci consiste à  « analyser les modes de fonctionnement de l’équipe sur une période écoulée courte pour renforcer ce qui fonctionne bien et décider ensemble d’actions d’amélioration continue ». Elle se divise en plusieurs temps : l’introduction avec la mise en avant du contexte, du cadre et de l’environnement. Puis, les informations positives et négatives sont recueillies.  Vient ensuite la priorisation avec « l’analyse des informations et les décisions des suites à donner ».

La co-construction, dans un autre temps, consiste à « la réflexion sur les actions d’amélioration continue à mettre en place ». Enfin, a lieu la conclusion ; « la validation du plan d’action et des feedbacks sur la séance ». Il délivre les clés de la réussite de cette méthode ; « une liberté de parole, pas d’accusation, pas de défense, des faits précis et des actions avec porteurs ». Autre proposition, le « lean coffee » de Jim Benson et Jeremy Lightsmitsh entendant « organiser un cycle d’échanges […] sans avoir à préparer, à gérer un ordre du jour, intervenants ou logistique ».

Maxime Robache s’inspire de ce format pour proposer un protocole qui débute par son explication, s’en suit la réflexion individuelle sur le sujet à aborder puis la présentation en une phrase de celui-ci. Ensuite, chaque participant a deux voix afin de prioriser les sujets et les distribuer. Le sujet jugé par l’équipe comme le plus important est traité. Puis, les participants votent pour passer à un autre sujet ou poursuivre.

Une co-construction

« Toute l’équipe est concernée » rappelle l’entrepreneur et facilitateur. Que l’on soit télétravail ou non, chacun est concerné par ce travail à distance. Il s’agit de s’interroger : « Comment l’équipe peut-elle fonctionner ? » Il insiste sur le principe de subsidiarité ; c’est bien « l’équipe qui est la mieux placée pour dire comment elle devrait fonctionner ». Aussi, la construction se fait pas à pas ; « que doit-on renforcer et améliorer ? Comment s’assurer que la performance soit au rendez-vous ? » Il s’agit bien d’une « performance globale ». Celle-ci est, note Maxime Robache, à la fois « économique, sociale, organisationnelle et environnementale ».

Jouer collectif. Maxime Robache propose « le management visuel » à travers « un outil de suivi d’activité fonctionnant à distance ». Celui-ci est partagé et visible par tous. Il rappelle que le taux de mémorisation est de 80% pour ce que nous voyons et faisons contre 10% pour ce que nous entendons.  Aussi, les informations sont partagées sur un panneau que l’on fait évoluer. « La fluidité des échanges et l’entraide au sein de l’équipe » s’en retrouvent renforcées.

Avec des cartes, Post-its, virtuels ou non, l’activité est suivie dans différentes catégories comme :« à faire », « en cours », « bloqué », « validation », « terminé ». Ce suivi collectif de l’activité permet de « partager avec le reste de l’équipe où on en est de notre avancement ». L’entrepreneur propose également la mise en place d’un rituel « une cérémonie régulière de partage des informations et de l’évolution des travaux ». Idéalement, celui-ci a lieu tous les jours. Issu du management agile et du « lean management », le kaizen board est « un panneau d’amélioration continue ». Celui-ci offre « une vue sur tous les problèmes à résoudre ». « C’est très important d’avoir un moyen de suivre régulièrement et collectivement les activités de l’équipe » rappelle Maxime Robache. Avec le déploiement du télétravail et le management géré de celui-ci, se dessine ainsi une entreprise qui se transforme et devient davantage agile.

Mettre en place & manager le télétravail, Maxime Robache (Editions Eyrolles), mai 2020.

 

Mathilde Aubinaud

 

0
    0
    Votre panier
    Votre panier est vide