Quels protocoles pouvez-vous mettre en place pour vous assurer que les employé.e.s au bureau sont en phase avec celles et ceux qui travaillent à domicile ? Comment rester flexible, sachant que les plans peuvent changer à tout moment ? Et comment aidez vos employé.e.s à gérer leur niveau de stress pendant cette transition ?
Ce que disent les experts
Avoir une équipe dans laquelle certaines personnes sont au bureau et d’autres qui font leur travail à distance présente un certain nombre de défis pour les managers, explique Liane Davey, autrice de You First : Inspire Your Team to Grow Up, Get Along, and Get Stuff Done. Certains de ces défis peuvent vous sembler familiers. Par exemple, il pourrait y avoir des problèmes de communication, d’engagement et de coordination similaires à ceux qui se posent aux équipes d’entreprises délocalisées.
Mais d’autres défis sont propres à la situation actuelle, selon Linda Hill, professeur à la Harvard Business School et co-autrice de Being the Boss : The 3 Imperatives for Becoming a Great Leader. En effet, travailler durant une pandémie mondiale ajoute une autre couche de stress et de complexité. C’est pourquoi il est essentiel de manager avec compassion pendant cette période. Linda Hill vous suggère de commencer par vous demander : “Comment mes employé.e.s vivent-ils la situation actuelle, et comment puis-je leur donner les moyens de faire de leur mieux ?” Voici quelques conseils.
Apportez du soutien à vos employés
Tout d’abord, votre rôle principal en tant que manager, pandémie ou non, est de soutenir vos employé.e.s. Et ils en ont toujours besoin. Dans un contexte de crise sanitaire mondiale, d’incertitude économique et de troubles sociaux permanents, l’année 2020 a été éprouvante. “Les employés sont soumis à un stress immense” et certains d’entre eux “peuvent être en état de choc”, déclare Liane Davey.
Il vous appartient de leur tendre la main. Ayez des conversations avec vos collègues au bureau et des appels vidéo en tête-à-tête avec ceux à distance. Interrogez-les sur leur situation individuelle, renseignez-vous sur leurs inquiétudes. Vous avez peut-être fait beaucoup de démarches de ce type au début de la pandémie, mais continuez à vous informer, car les circonstances ont probablement changé.
Certaines personnes peuvent ressentir de l’anxiété ou du ressentiment face au fait de devoir retourner au bureau. D’autres peuvent avoir le sentiment que le travail à domicile les désavantage professionnellement. “Permettez aux gens de faire part de ce qu’ils ou elles ressentent” et donnez-leur la possibilité de ” se confier au sujet de leurs angoisses”, explique Linda Hill. Écoutez et apporter votre soutien. Démontrez que vous êtes déterminé.e à faire en sorte que la situation fonctionne pour tous les membres de l’équipe. “Les gens veulent se sentir en sécurité et qu’on s’occupe d’eux”, dit-elle.
Créez et définissez des perspectives
Ensuite, discutez avec votre équipe de la création de nouvelles méthodes et de nouveaux protocoles. “Considérez cela comme une occasion d’affirmer les aspects de la culture de votre entreprise que vous voulez conserver, et parlez de ceux qui doivent être adaptés”, explique Linda Hill. “Discutez explicitement de la façon dont vous allez communiquer et du moment où vous le ferez, de qui a accès à quelle information, de qui doit participer à quelles réunions et de qui doit participer à quelles décisions”.
Elle recommande de se mettre d’accord sur des normes de communication : Les gens doivent-ils toujours inclure l’ensemble de l’équipe ? Les destinataires doivent-ils accuser réception de chaque message ? Et d’établir des directives pour savoir quand utiliser quel canal (e-mail, Slack, téléphone, etc.)
Parlez aussi de la manière dont les employé.e.s envisagent d’organiser leurs horaires de travail. “La fin de la journée devient floue”, explique Linda Hill. “Les gens qui ne sont pas au bureau peuvent vouloir de la flexibilité afin de réaménager leurs horaires, et les gens au bureau peuvent vouloir plus de structure. Parfois, des compromis seront nécessaires”. Votre objectif est de construire et d’appliquer une nouvelle culture collective en déterminant ce qui constitue la meilleure façon de travailler dans cet environnement hybride.
Établissez des priorités en restant flexible
La seule certitude à l’heure actuelle est que l’avenir est imprévisible. Les écoles pourraient fermer, les directives en matière de santé pourraient changer, certaines villes pourraient devoir être reconfinées. La meilleure façon de se préparer est de fixer des priorités claires afin que chacun et chacune dans votre “équipe sache ce qui est le plus important”, explique Liane Davey. Elle suggère d’organiser régulièrement un ” rendez-vous du lundi “, au cours duquel vous fixez les priorités qui doivent être effectuées cette semaine.
En plus de cela, vous pouvez discuter des missions qu’il serait ” intéressant de réaliser si les employé.e.s ont du temps libre “. Se concentrer sur les tâches les plus importantes permet d’introduire de la flexibilité dans le processus. Si, par exemple, un parent qui travaille a besoin de marge de manœuvre parce que l’école de son enfant ferme, d’autres peuvent idéalement prendre le relais.
Mettez l’accent sur l’inclusion
“Il est plus compliqué de créer un lieu de travail juste et équitable lorsque vous dirigez une équipe à la fois sur site et en télétravail”, explique Linda Hill. Il existe un biais de proximité qui conduit à l’hypothèse erronée selon laquelle “les gens au bureau sont plus productifs que ceux qui ne sont pas là”, dit-elle.
En tant que leader, vous devez mettre en place des pratiques pour empêcher cette tendance. Liane Davey suggère d’établir la règle de base selon laquelle les réunions de toutes les équipes doivent avoir lieu sur Zoom, même si certaines personnes sont ensemble au bureau. Le fait de voir tout le monde sur le même écran permet “d’équilibrer les choses”, selon elle. De plus, les réunions au bureau sont injustes pour ceux qui ne sont pas physiquement présents. “Il est difficile d’écouter quand on n’est pas là”, dit-elle. “Il y a inévitablement des bavardages dans la salle, et quelqu’un est toujours en train de faire du bruit avec du papier ou un stylo.”
Vous ne devez pas tolérer que les membres de l’équipe au bureau parlent des activités professionnelles d’une manière qui exclut, même par inadvertance les collègues éloigné.e.s, ajoute Linda Hill. Vous devez veiller à ce que chaque membre de votre équipe ait la possibilité de s’exprimer. Elle suggère de dire quelque chose de simple comme : “Appelons Jane au téléphone pour en discuter avec elle”.
Visez l’équité
Un autre risque dans un environnement de travail hybride est qu’il exacerbe “vos propres préjugés concernant certain.e.s employé.e.s”, explique Liane Davey. Êtes-vous enclin à accorder le bénéfice du doute à l’employé que vous trouvez formidable ? Tenez-vous compte des besoins de l’employé.e qui vous agace ? “Demandez-vous s’il y a des gens dans cette équipe à qui vous n’avez pas accordé un traitement équitable, et à quoi cela ressemblerait-il si c’était le cas”, dit-elle.
Ensuite, faites attention à la façon dont vous répartissez votre journée. “Regardez avec qui vous passez du temps”, conseille Linda Hill. Est-ce que ce sont les gens qui sont dans le bureau avec vous ? “Ne tombez pas dans des schémas faciles”, dit-elle. Faites un effort collectif pour vous améliorer. Réfléchissez aux moyens de positionner tous les membres de votre équipe sur un même pied d’égalité. Assurez-vous également que vous utilisez des données objectives pour évaluer leurs performances.
Surveillez les signes de burnout
Il est essentiel que, tout au long de ces transitions, vous soyez très attentif.ve au niveau de stress des membres de votre équipe. Beaucoup de gens sont stressés, irritables et épuisés, et vous y compris. Mais si vous remarquez que quelqu’un se comporte différemment , si “quelqu’un qui était bavard et direct est maintenant trop silencieux ou que quelqu’un qui était calme et posé est désormais tendu”, explique Linda Hill, prenez-le comme un signe d’épuisement.
Liane Davey recommande de prendre des mesures pour aider vos employé.e.s. Par exemple, si un membre de l’équipe vous dit qu’il ou elle est débordé.e, essayez de l’aider à établir des priorités. “Ils ou elles ont peut-être sept missions en cours, mais parmi celles-ci, seules deux comptent vraiment”, dit-elle. “Si une personne est dans une mauvaise passe, aidez-la à s’en sortir au jour le jour. Si c’est trop laborieux, allez-y tâche par tâche”, dit-elle. “La concentration et la communication sont l’antidote au burn-out”.
Développez un sentiment de communauté
Il est également utile de réfléchir sur les moyens “d’apporter un peu de gaieté dans la journée de travail”. La simplicité et la légèreté de notre vie avant la pandémie manquent à beaucoup d’entre nous. Linda Hill suggère d’organiser une ” séance de zoom informelle” tous les jours à l’heure du déjeuner afin que les gens puissent discuter librement comme ils ou elles le feraient dans la salle de déjeuner du bureau. “Trouvez des moments où il n’y a pas de discussions planifiées”, où les gens peuvent discuter des livres qu’ils et elles lisent, de leurs enfants ou de leurs dernières obsessions sur Netflix, en s’assurant que ces événements soient ouverts à tous les membres de l’équipe, quel que soit leur lieu de travail. “Il n’est pas nécessaire que ce soit toujours sérieux”.
Votre objectif, ajoute Linda Hill, est de “faire en sorte que les gens se sentent connectés” et de créer un sentiment de communauté.
Soyez patient.e
Enfin, ne vous attendez pas à ce que tout cela soit facile. Il y aura des obstacles en cours de route. Soyez humble et patient.e. “C’est une nouvelle époque”, remarque Linda Hill et “cela exige un tout autre degré d’engagement, d’agilité et de capacité d’adaptation. “ Mais regardez le bon côté des choses. “Cette crise vous oblige à développer des compétences et à mettre en place des pratiques qui vous seront très utiles pour le reste de votre carrière”, explique Liane Davey.
Quelques points à retenir
À faire :
-Fixer des priorités et des objectifs clairs afin que tous les membres de votre équipe se concentrent sur ce qui est le plus important.
-Être inclusif: Même si certaines personnes sont au bureau, organisez des réunions d’équipe en ligne pour être équitable envers tout le monde.
-Réfléchir à vos préjugés et à vos préférences. Demandez-vous : “Y a-t-il des personnes dans mon équipe auxquelles je n’ai pas donné une vraie chance et qu’est ce qui changerait si je le faisais ?
À ne pas faire :
-Être rigide. L’avenir est actuellement imprévisible, et chacun.e doit faire preuve de souplesse.
-Ignorer les signes de stress de votre équipe: faites preuve d’empathie et aidez les gens à prioriser leurs missions.
-Oublier la partie informelle: Prenez du temps pour vous rapprocher de votre équipe et créez des moments de détente entre collègue.
Amélie Tresfels
