La délégation n’est pas toujours chose facile. En effet, déléguer fait appel à de nombreuses compétences émotionnelles comme le fait de savoir faire confiance à l’autre tout en pratiquant le lâcher-prise. Or, à l’heure où les modèles de management évoluent avec des rapports hiérarchiques plus flous, la délégation est un levier de performance pour toute entreprise à condition de déléguer efficacement.
Pourquoi faut-il passer le cap de la délégation ? À quel moment est-ce opportun de déléguer ? Enfin, nous vous dévoilerons comment apprendre à déléguer en 6 étapes.
Pourquoi passer le cap de la délégation ?
Dans son ouvrage intitulé La délégation efficace, Christophe Lunaceck associe très justement le management à la responsabilisation. En effet, on ne peut considérer la délégation que sous le prisme du rapport hiérarchique, c’est aussi un acte de confiance et d’engagement dans les rapports entre les individus.
Que signifie « apprendre déléguer » ?
Nombreux sont celles et ceux qui seraient tentés de réduire la délégation au fait de se débarrasser d’une tâche qu’on estime chronophage ou bien que l’on aimerait tout simplement ne pas faire.
Cette vision réductrice de la délégation est effectivement erronée. En effet, le dictionnaire Larousse donne les définitions suivantes du terme déléguer :
- « Envoyer quelqu’un au nom d’un groupe, de quelqu’un d’autre, dans un but déterminé, avec une mission définie ».
- Confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre ».
On remarquera donc que déléguer est bien différent de sous-traiter. Déléguer, c’est accepter de partager son pouvoir pour avancer main dans la main vers l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
Pour retrouver de la sérénité
En tant que manager, être serein est primordial pour amener ces collaborateurs vers l’atteinte des objectifs commerciaux. Or, avoir cette impression d’être au four et au moulin nuit à votre santé mentale. Réussir à déléguer a des effets sur l’ensemble de l’équipe : plus de sérénité, des collaborateurs qui se sentent valorisés et prêts à inscrire leurs actions dans une dynamique positive.
Pour optimiser les ressources disponibles
Pour bien déléguer, il convient de se demander : « En quoi la personne à qui je souhaite confier cette tâche est la plus qualifiée ? » Ce n’est qu’ensuite que doit intervenir la question du temps. Ainsi, pour passer le cap de la délégation, vous devez réfléchir à l’optimisation de vos ressources humaines en vue de répartir judicieusement la charge de travail.
À quel moment faut-il déléguer ?
En toute logique, il ne faut pas attendre de se sentir sous l’eau pour agiter le drapeau d’appel à l’aide. C’est pourquoi nous vous recommandons de penser à la délégation au plus tôt !
Cependant, si vous n’avez pas pu anticiper la délégation, voici quatre signaux à surveiller et qui vous indiquent qu’une tâche ou une mission doit être déléguée :
- Quel est son degré de priorité ?
- Une autre personne de mon équipe est-elle plus compétente sur le sujet ?
- Aurais-je le temps nécessaire pour déléguer efficacement cette tâche et en assurer efficacement le suivi ?
- Pourrais-je faire monter en compétences un membre de mon équipe en lui confiant la réalisation de cette mission ?
Apprendre à déléguer en 6 étapes
Pour que la délégation ne rime pas avec nœuds au cerveau, voici les 6 étapes pour apprendre à déléguer.
1 / Identifiez ce qui peut être délégué
Vous ne pouvez pas déléguer indistinctement n’importe quelle tâche. Les tâches à fort enjeu doivent rester votre chasse gardée. Rien ne vous empêche de déléguer des tâches stratégiques, mais gardez en tête que c’est vous qui restez responsable du résultat final.
2 / Acceptez de ne pas pouvoir tout contrôler
Vous avez une certaine manière de réaliser une tâche ? Il y a de fortes chances que celui à qui vous confiez une tâche ne la réalise pas exactement comme vous. La seule solution consiste à faire preuve de patience et à accepter que tout ne soit pas parfait immédiatement. Pour réussir à lâcher du lest progressivement, veillez à confier des tâches à faible enjeu dans un premier temps. Patience et bienveillance doivent être vos mots d’ordre pour réussir.
3 / Déterminez les priorités et les enjeux associés
Avant de vous lancer dans la délégation de vos tâches, nous vous recommandons de lister celles-ci par ordre de priorité ainsi que les enjeux associés. Faites également le lien avec les objectifs commerciaux de l’entreprise. Pour que chaque membre de l’équipe ait une vue d’ensemble sur les priorités et les deadlines, n’hésitez pas à utiliser un outil de gestion de projet comme ClickUp ou Notion.
4 / Listez les forces de vos collaborateurs
La réussite de la délégation réside bien souvent dans le fait de confier un travail à la bonne personne, en fonction de ses appétences et de ses compétences. Par ailleurs, assurez-vous que la mission confiée permet à celui à qui vous déléguer de monter en compétences. Pour cela, prêtez toujours une oreille attentive à ses souhaits d’évolution. C’est indispensable pour maintenir un niveau élevé de motivation.
5 / Dégagez-vous du temps pour le suivi de la délégation
Une fois identifiés les missions à confier ainsi que le meilleur collaborateur pour cela, veillez à :
- Donner toutes les informations concrètes pour faire le travail ;
- Fixer une échéance précise ;
- Mettre à disposition les outils nécessaires ;
- Détailler les résultats attendus.
Pour que la délégation soit couronnée de succès, pensez à vous libérer du temps pour accompagner en amont, mais aussi après. Il vous faudra alors aussi prévoir du temps pour réaliser un feedback à votre collaborateur.
6 / Formez vos collaborateurs
Il peut arriver que vos collaborateurs ne disposent pas des compétences nécessaires pour réaliser une mission. Par conséquent, déléguer peut devenir pour chacun source de stress et de hausse du niveau de charge mentale. Par ailleurs, avec l’émergence des formations en ligne, il y a fort à parier que vous trouverez aisément une formation pour résoudre votre problématique et améliorer les compétences de votre équipe.
Pour conclure, apprendre à déléguer est une compétence indispensable pour bien manager et accroître la motivation et l’engagement de chacun. C’est aussi une formidable occasion d’apprendre de l’autre et d’améliorer ses pratiques et son intelligence émotionnelle.
Retenez également qu’apprendre à déléguer s’acquiert sur le long terme pour se donner les moyens de réussir tout en préservant son bien-être mental.
