7 astuces pour bien collaborer à distance

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Vos collaborateurs sont désormais disséminés aux quatre coins de la France, ou tout du moins, le télétravail s’est instauré durablement dans les pratiques de votre entreprise. Pour ne pas perdre en performance et permettre aux équipes de s’épanouir, retrouvez ici tous les conseils d’Alexia de Bernardy, auteure des 130 règles d’or pour mieux collaborer à distance et cofondatrice de WE box, une start-up RH digitale visant à booster l'esprit d'équipe et l'engagement des salariés en entreprise.

Voici nos 7 astuces d’Alexia de Bernardy pour bien collaborer à distance

1. Alléger le programme des réunions en visio

Le problème : Durant le confinement, le nombre de réunions en visio a littéralement  explosé ! Parfois même, le collaborateur n’assistait non pas à une, mais deux réunions en simultanée, n’osant pas refuser une invitation… Pourtant, de nombreuses études montrent que les salariés exècrent la réunionite (et encore plus en visio) en ce qu’elle empêche d’avancer sur les tâches dites de “deep work”. Sans oublier la fatigue inhérente aux heures de visio! 

Le remède d’Alexia de Bernardy : Rétablir les temps de travail asynchrones. Autrement dit, privilégier les temps de travail en amont (préparation de documents de travail qui pourraient être consultés avant la réunion), et diminuer le temps passé en réunion pour que celle-ci ne soit dévolue qu’à la prise de décision. De plus, le pourquoi de chaque réunion doit être pesé avec attention : l’objectif est-il de parler d’expertise, de véhiculer de la convivialité, de donner du sens ? N’oubliez pas non plus que parfois, un simple coup de téléphone est plus pertinent !  

2. Penser aux icebreakers

Le problème : Dans le réel, il se joue beaucoup de choses sur le plan relationnel  : discussions autour du match de foot de la veille, small talkings, échanges de regards… Bref, tous ces signaux qui nous permettent de “sentir” les autres, renforcer les relations, ou encore de voir si nos idées sont bien accueillies. Dans le virtuel, tout cela manque cruellement, et on a tendance à attaquer directement la réunion sans prendre le temps de se connecter les uns aux autres.

Mini Guide Leader

Le remède d’Alexia de Bernardy : Si vous avez envie de briser la glace (et d’éviter qu’un ange passe), proposez-vous comme animateur d’icebreakers pour démarrer les réunions. Il s’agit de petites techniques pour instaurer une forme de convivialité, car contrairement au présentiel, celle-ci n’émane pas seule. En d’autres termes, ce qui est d’ordinaire implicite doit être organisé. Un icebreaker peut consister à mettre une musique en début de réunion, à demander à chacun de montrer un objet qui le représente ou bien même à partager sa bonne nouvelle de la semaine.

3. Utiliser les techniques de feedback collaborer à distance

Le problème : Lorsque l’on est en réunion visio, il est généralement difficile de savoir ce que pensent vraiment les autres. La moue (en apparence) dubitative de Jean-Claude signifie-t-elle qu’il est sceptique quant à ce que vous êtes en train de dire ? Ou est-il simplement concentré, ou carrément occupé à finaliser la commande en ligne de son déjeuner ? L’autre problème, c’est qu’en visio, certains collaborateurs se sentent encore plus isolés, et n’osent pas prendre la parole. Du coup, ce sont toujours les mêmes qui s’expriment.

Le remède d’Alexia de Bernardy : Pour s’assurer que tout le monde donne son avis, il est important de ritualiser les feedbacks, et d’employer des méthodes variées. Tour de table en fin de réunion pour demander à chacun de résumer le meeting en un mot, partage en live de smiley, quizz… On peut également tout simplement utiliser le questionnement que l’on soit en groupe ou en face à face. Par exemple, si une personne a commis une erreur, on peut lui demander : “Que penses-tu de l’impact de cette erreur” ? Comment puis-je t’aider ? Qu’aurait-on pu faire différemment ?“. Si les personnes ne répondent pas immédiatement, n’ayez pas peur de laisser des blancs. Les réponses viendront peut-être dans un second temps.

4. Ouvrir l’accès à l’information avec humilité

Le problème : Pour bon nombre de managers “old school”, le savoir, c’est le pouvoir. Autrement dit, certains peuvent être tentés de faire de la rétention d’information par peur de perdre leur légitimité. Mais cette pratique est vouée à disparaître, comme en témoignent les entreprises dites libérées qui misent sur un partage transparent de l’information, qui plus est quand les équipes sont à distance et que plus personne ne peut miser sur les bruits de couloirs. Alors, comment mettre en confiance les équipes ?

Le remède d’Alexia de Bernardy : Malgré les réticences du management à la papi, il est essentiel d’ouvrir l’information à tous. Par exemple, toutes les équipes devraient être formées à lire un bilan comptable. Des plateformes telles que Notion permettent également de partager facilement l’information. Il est aussi nécessaire que chaque collaborateur connaisse les KPI de ses collègues et managers pour lever les malentendus. C’est aussi une bonne manière de découvrir les succès de chaque équipe (nombre de nouveaux clients onboardés pour l’équipe business, développement techniques de l’équipe des dév etc). Transmettre des données objectives permet également de se rendre compte de la présence ou non de “bullshit” jobs au sein de l’entreprise.

5. Créer des binômes de mentoring ou peering 

Le problème : Lorsque l’on travaille à distance, on a vite tendance à s’enfermer dans une routine et à se réfugier dans ce que l’on sait faire. Il est donc essentiel de mettre en place des actions concrètes pour faire émerger l’intelligence collective.

Le remède d’Alexia de Bernardy : En tant que manager, se poser en véritable animateur de la communauté pour augmenter les interactions entre les membres de l’équipe. Il peut être également judicieux de créer des binômes de mentoring ou de peering afin que les collaborateurs s’entraident, qu’ils soient ou non dans la même équipe. Il est nécessaire de recréer artificiellement ces temps d’échange afin de retrouver de la profondeur dans les interactions, stimuler la créativité et l’audace. 

6. Donner des missions en dehors des fiches de poste 

Le problème : En présentiel, de très nombreux projets se lançaient naturellement en dehors des fiches de poste. Certaines personnes avaient des ” rôles cachés” leur permettant de déployer leurs talents et appétences. Il pouvait s’agir d’organiser le pot de départ d’un collègue, lancer une conférence sur le développement durable, mettre en place des cours de sport au sein de l’entreprise…

Le remède d’Alexia de Bernardy : Même à distance, il est important de continuer à motiver les équipes en permettant aux collaborateurs de s’engager sur des side projects qui mettent à profit leurs envies ou leurs qualités. Cela est d’autant plus important d’y penser pour les personnes qui ont des métiers dans lequel le sens n’est pas très présent. Même à distance, il demeure possible d’organiser des moments de convivialité, ou encore de s’attaquer à diverses problématiques au sein de l’entreprise.

7. Souligner les forces et les progrès de l’équipe

Le problème : Le travail à distance a tendance à amplifier la quête d’efficacité. Chacun est concentré sur la résolution des problèmes, et n’est souvent évalué que sur ces critères.

Le remède d’Alexia de Bernardy : Il est encore plus fondamental de souligner les qualités de chacun à distance. Par exemple : ne pas insister trop sur le fait qu’un projet n’était pas prêt en temps et en heure, mais plutôt sur le fait que le collaborateur tire sa force de sa créativité. En somme, appuyez-vous toujours sur les forces de votre équipe, pointez les progrès, plutôt que les manquements. Cela constitue un vrai levier de rétention des talents. Et c’est d’autant plus important que certaines entreprises sont tentées de revenir à un management à l’ancienne, malgré les enseignements de la pandémie. Voilà une manière de vous démarquer durablement de ces entreprises en voie d’exctinction.

Enfin, même si le travail à distance revêt de nombreux avantages, il convient de ne pas oublier que rien ne remplacera jamais l’échange physique. En présentiel, il n’est pas possible de pratiquer le multitasking, et l’attention portée à l’interlocuteur est nécessairement amplifiée. Brainstormer, célébrer, resserrer les liens… tout cela ne peut se faire sans partager un minimum d’émotions. “Le rôle du manager est donc de faire en sorte que les moments en présentiel puissent générer de la créativité et renforcer l’union des équipes. En somme, trouver le bon dosage entre se voir moins, mais mieux”, conclut Alexia de Bernardy.

Paulina Jonquères d’Oriola

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