Quel est le point commun entre Benjamin Franklin, Elon Musk et Bill Gates ? Leur capacité à organiser leurs journées non pas en raisonnant en termes de tâches à effectuer, mais plutôt de temps disponible. C’est ce que Cal Newport, auteur mondialement connu pour son ouvrage “Deep work. Retrouver la concentration dans un monde de distractions”, appelle le “time blocking”. Une méthode efficace pour parvenir à se mettre en mode “Deep work”, ou autrement dit, en “travail profond”. Alors, on s’y met ?
Astuce n°1 : Prioriser la gestion du temps par rapport à celle des tâches
Docteur au MIT, professeur à l’université de Georgetown et auteur de 6 best-sellers, Cal Newport est une véritable sommité aux États-Unis. Pourtant, l’expert l’assure : il ne travaille jamais après 17 h 30. Son petit secret ? Son système de productivité, le “time blocking”, qu’il met en œuvre avec son “planner”, un journal d’efficacité professionnelle. Bien que cette technique lui soit aujourd’hui associée, tout comme le concept de “deep work” -ou travail profond – Cal Newport affirme qu’il n’a rien inventé ! Il s’agirait en réalité de l’astuce la moins bien gardée des grands hommes. A ce propos, Benjamin Franklin disait : “Chacune de mes affaires doit avoir son temps propre”. Pour Cal Newport, le time blocking, “c’est réfléchir en amont à la façon dont on souhaite employer la moindre minute de sa journée”, écrit-t-il dans son Deep Work Planner. Et d’ajouter : “Passer d’une gestion des tâches à une gestion du temps représente un changement radical qui peut augmenter énormément le volume de travail utile effectué, tout en ayant l’impression de maîtriser son emploi du temps”.
Astuce n°2 : Assigner des créneaux précis à l’exécution de tâches
Comment donc appliquer cette technique ? Déjà, ne vous méprenez pas : le planner n’est pas la réplique d’un agenda. Celui-ci, vous le possédez déjà ! La technique du time blocking consiste plutôt à diviser votre temps en créneaux précis que vous assignez à des tâches bien identifiées. Il s’agit donc de reprendre le contrôle de votre temps plutôt que de cocher une to do list que vous peinez à faire avancer entre deux visioconférences et des échanges sur Slack. Notez cependant que même si la technique semble rigide, elle demeure ouverte aux modifications ! Concrètement : même si vous avez bloqué des créneaux de travail, il se peut que des événements extérieurs chamboulent votre organisation. Dans ce cas, ne voyez pas cela comme un échec. “Répartissez à nouveau les plages de travail selon ces nouvelles contraintes. Le but est de conscientiser et d’intentionnaliser votre usage du temps”, affirme Cal Newport.
Astuce n°3 : prévoyez plus de temps que nécessaire
Le plus souvent, nous avons tendance à sous-estimer le temps dont nous avons besoin pour effectuer une tâche. Lorsque vous débuterez la technique de time blocking, prenez donc le contre-pied de cette fâcheuse habitude. Prévoyez entre 20 et 30% de volume horaire supplémentaire pour vos travaux à effectuer. Cela vous permettra de gagner du temps d’organisation.
Astuce n°4 : ménagez-vous des créneaux de débordement
Dans la même veine que le conseil précédent, n’hésitez pas non plus à prévoir des créneaux de débordement. “Si vous ne savez pas avec certitude combien de temps va prendre une activité, répartissez-la sur deux créneaux”, conseille Cal Newport. Le premier créneau sera dédié au travail en question, et le second aux tâches qui pourraient en résulter. Si vous avez terminé votre travail dès la fin du premier créneau, consacrez le second aux activités de soutien que vous avez identifiées. Si tel n’est pas le cas, profitez donc de ce second créneau pour finir sans stress le travail planifié. De cette façon, vous ne serez pas obligée de modifier votre emploi du temps.
Astuce n°5 : Gardez un temps spécifique pour les emails et messages instantanés
A l’heure du télétravail et du développement des outils de collaboration à distance, nous sommes plus que jamais sollicités par des centaines de messages quotidiens. Pourtant, nous avons tendance à répondre à ces sollicitations comme s’il s’agissait d’une tâche que nous pouvions effectuer en parallèle. Or, “je déconseille fortement cette façon de voir les choses : ces vérifications multiples et rapides de vos messageries réduisent considérablement votre capacité cognitive en raison du coût que ces interruptions représentent pour votre système neuronal”, écrit Cal Newport dans son Deep Work Planner. Vous devez donc assigner des créneaux spécifiques pour l’exécution de ce “travail superficiel”. Et si votre job nécessite de vérifier souvent votre boîte mail, ménagez-vous davantage de petits créneaux pour ne pas les traiter de manière informelle en arrière-plan des autres tâches que vous effectuez.
Astuce n°6 : Alternez les plages de travail profond et les plages de travail superficiel
D’après Cal Newport, nous ne sommes pas capables de nous concentrer vraiment plus de 3 ou 4H par jour sur une tâche de deepwork. Il est donc important de vous fixer des objectifs réalistes en ne planifiant pas 8H de travail concentré d’affilée. Ces plages de travail profond doivent être circonscrites. Pour autant, elles sont plus qu’essentielles : ce sont elles qui apportent le plus de valeur ajoutée à la société ! En leur redonnant la juste place dans votre agenda, les tâches liées au travail profond vous feront redécouvrir la profondeur de votre potentiel. Voilà pourquoi il est fondamental de les distinguer du travail superficiel, et de ne pas laisser celui-ci empiéter sur ce qui compte vraiment.
Astuce n°7 : Réhabilitez l’ennui
Au même titre que nous musclons nos cuisses en pratiquant des squats, les muscles liés à notre pouvoir d’attention doivent également être entraînés. “Le deep work est une compétence acquise, au même titre que jouer de la guitare – une chose que vous ne pouvez pas savoir faire si vous ne vous entraînez pas”, confiait Cal Newport lors d’une interview sur le blog de Trello. Et pour ce faire, l’auteur nous invite à réhabiliter l’ennui. Actuellement, les réseaux sociaux activent notre système de récompense en nous apportant sans cesse de la nouveauté. C’est pourquoi nous avons de plus en plus de mal à nous focaliser sur une tâche précise au travail, car notre cerveau va assimiler le manque de stimulus à de l’ennui, et donc chercher de la distraction car il ne tolère plus cet ennui. “La clé du succès pour bien se préparer au deep work est donc d’injecter régulièrement de l’ennui dans votre vie. Pas besoin de jeter votre téléphone portable, mais ne l’emmenez pas non plus partout”, conseille Cal Newport.
Astuce n°8 : Changez d’environnement si nécessaire
Lorsqu’elle n’arrivait plus à se concentrer chez elle, J.K Rowling, autrice de la saga Harry Potter, n’hésitait pas à se rendre à l’hôtel pour rédiger ses livres. Cal Newport vous conseille d’en faire de même en changeant de lieu quand vous sentez que vous n’arrivez pas à vous réapproprier votre pouvoir d’attention. En faisant cela, votre cerveau comprendra que la tâche à effectuer est plus importante. Et si vous en avez vraiment assez, n’hésitez pas à prendre un break pour vous balader !
Paulina Jonquères d’Oriola
