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7 clés pour réussir vos visioconférences

visioconférences, réunion, web
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C'est le nouveau must: les visio conférences sont partout. Voici quelques conseils pour bien maitriser ces nouvelles prises de parole.

Par Christine Cornu-Mariani et Olivia Penichou, coachs prise de parole en public – PPEPP’s  

Réunion d’équipe,  entretien d’embauche,  interview média, réunion client ou web-conférence, la crise sanitaire que nous traversons joue le rôle d’un accélérateur des usages : la visioconférence est devenue la “norme” en quelques semaines… et fait ses preuves en matière d’efficacité et de simplicité.  Après cette période particulière, ce système continuera sans doute à faire partie du quotidien professionnel de beaucoup d’entres nous… alors, prenons tout de suite quelques bons réflexes.

  1. The place to be

Certes, vous êtes chez vous. Mais que voulez-vous montrer de vous, derrière vous ? …photos de vacances, déco perso, mobilier, vaisselle, lit…? Dans une posture professionnelle, la neutralité est de rigueur. Choisissez un lieu bien éclairé, calme et épuré. Si vous choisissez l’option “habillage” qui permet d’insérer une image derrière votre silhouette pendant la visio conférence, la règle est la même : les palmiers, photos de vacances ou vidéos d’aurores boréales … sont à proscrire (vous les utiliserez pour votre prochain Coronapéro J). Enfin, prévenez votre entourage… et pensez à verrouiller votre porte (surtout si vos enfants ont moins de 6 ans) !

  • La technique, c’est fantastique !

Surtout quand ça marche bien. Donc avant de démarrer, vérifiez la qualité de votre connexion internet, testez la caméra de votre ordinateur ou de votre téléphone… et nettoyez- la J. Chaque application de visio-conférence possède ses propres fonctionnalités, prenez le temps de les tester en amont.

Mini Guide Leader

Les bruits parasites sont gênants pour vous comme pour les autres participants : n’hésitez pas à utiliser un casque  et n’oubliez pas de désactiver votre micro lorsque vous ne parlez pas mais … soyez prêt à l’activez lorsque vous intervenez.

  • Que la lumière soit…

…mais sur vous. C’est votre visage qui doit être éclairé, donc évitez le contre-jour, en privilégiant un éclairage de face ou de côté (idéalement les deux). Pour éviter “l’effet Photomaton” (cadrage menton, oreilles, front… rarement flatteur), choisissez le cadrage idéal : le plan américain. Positionnez-vous au centre de l’écran et ni trop près ni trop loin de la webcam : on doit voir tout votre visage (oui, oui), le haut de votre buste, et vos épaules en entier.

  • Fashion week

N’oubliez pas que vous êtes en mode (télé)travail et choisissez les vêtements que vous portez habituellement pour travailler. Oubliez donc T-shirts casual, pyjama ou jogging. Attention : certaines textures ou couleurs font “mal aux yeux” à l’écran, comme les chemises rayées ou les motifs chargés.

  • Regardez-moi dans les yeux

Posez votre caméra, votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur sur un support plat et stable : bureau ou table du salon (évitez la table basse ou les coussins) et mettez la à hauteur de vos yeux afin d’éviter de baisser ou lever les yeux. Posez votre ordinateur sur des livres afin d’éviter d’être filmé en contre plongée (ce qui assure une vue directe sur vos narines et le plafond de votre domicile)

Gardez un contact visuel en regardant la camera surtout lorsque vous prenez la parole (Inutile de vous regarder dans la petite fenêtre là… c’est tentant mais cela se voit). Si vous regardez ailleurs sur l’écran, les autres participants penseront que vous n’êtes pas vraiment avec eux.     

  • Ici et maintenant

La visioconférence est un exercice exigeant : consulter ses e-mails, répondre au téléphone, faire “autre chose” pendant la réunion, s’agiter un peu trop… se voit à l’écran. Tout dépend de la nature de votre réunion  mais un manque de concentration ou une trop grande distraction sont facilement visibles. L’image que vous donnez est d’autant plus importante en visioconférence que vous apparaissez généralement bien à l’écran : tout le monde voit tout le monde de face… bien mieux que dans une réunion conventionnelle.

  • Vous avez la parole

Si vous animez la réunion, organisez un tour de table afin que chacun puisse se présenter et prévoyez un échange informel avant de rentrer dans le vif du sujet. Dans cette période particulière et parce que chacun travaille depuis son domicile, l’empathie est la règle.  Proposez les règles du jeu : timing de la réunion, écoute mutuelle, petit signe de la main à l’organisateur pour prendre la parole, micro sur “off” quand on ne s’exprime pas… C’est la garantie de réunions bien conduites, où tout le monde peut s’exprimer et s’entendre.

Vous pouvez également proposer le recours à la messagerie instantanée, un fil d’envoi de messages écrits, visible par l’administrateur ou les participants, une solution très appréciée des timides.

A vous de jouer, sans viser un César, mais pour montrer le meilleur de vous-même et continuer à travailler, presque comme au bureau !

 

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