Définir un objectif réunionite
La première grande idée est de commencer par la fin, c’est-à-dire définir dès le moment de la conception d’une réunion l’objectif final de celle-ci, ce à quoi on doit parvenir. Quel est l’objectif de cette réunion ? S’agit-il de générer des idées, de prendre une décision, d’élaborer un plan d’action, ou bien de renforcer l’engagement de l’équipe ?
Inviter les bonnes personnes
A partir de cet objectif, on détermine quelles sont les personnes dont on a besoin pour l’atteindre et on les convie à cette réunion. « L’idéal est d’avoir le moins de monde possible compte tenu du surcoût que cela représente et du risque de désengagement si ces personnes ne sont pas pertinentes », explique Louis Vareille, fondateur de l’École internationale de Réuniologie et auteur de « La réunionite, ça suffit ! » aux éditions Eyrolles. La réunion doit rassembler des acteurs, pas des figurants. « Dès le XIXè siècle, des travaux ont montré que l’effort individuel est inversement proportionnel au nombre de personnes engagées, c’est-à-dire que plus on aura de monde en réunion moins les individus en feront, et probablement moins la réunion sera productive », ajoute le réuniologue.
Prévoir le process réunionite
Il s’agit ensuite de se demander comment va se passer cette réunion. Sera-t-elle en présentiel ou à distance ? Quelle sera sa durée ? Quelle forme de salle, de tables, le nombre de chaises, si on aura besoin d’un tableau, d’une vidéo…
Faire préparer la réunion
Vient ensuite la deuxième phase, le second secret : tous acteurs. On réfléchit donc à la manière d’inciter les collaborateurs à préparer la réunion. Pour ce faire, Louis Vareille conseille d’envoyer l’ordre du jour par e-mail au préalable. « On veille à ce que les sujets de l’ordre du jour soient formulés sous forme de questions pour gagner en puissance : Quelles sont les solutions pour sortir de cette situation ? Qui fait quoi dans ce projet ? Quelle décision prenons-nous ? Est-ce qu’on loue ou on achète ce local ? », suggère l’expert. En amont, on peut aussi envoyer une vidéo ou une présentation et demander aux personnes de réagir pendant la réunion. Ça permet de gagner du temps.
Rappeler l’ordre du jour réunionite
Avant de débuter la réunion, on rappelle son objectif, l’intitulé de la question à laquelle on doit répondre. Ensuite, on demande si tout le monde est d’accord sur cet objectif. C’est une manière de vérifier que les personnes présentes sont mobilisées pour se mettre au travail et conscientes du résultat à atteindre. On réitère cette technique pour chaque sujet de la réunion.
Mobiliser les participants
« J’aime beaucoup une phrase proposée par Olivier Devillard, coach d’organisation : « Faites l’équipe, l’équipe fera le reste » », glisse le spécialiste. Pour souder les personnes conviées à la réunion, l’organisateur se doit de reconstituer le lien au sein de cette équipe. En début de réunion, on donne donc la parole à chacun en l’appelant par son prénom pour qu’il sache qu’il va être autorisé à parler aussi plus tard. Et on prévient que l’on sollicitera tout le monde également pendant la réunion : « Paul, quel est ton avis là-dessus ? Samia, as-tu une remarque à faire ? »…
Animer la réunion réunionite
On varie les modalités d’animation pour donner de la place à tout le monde et ne pas laisser les extravertis dominer les échanges. On varie aussi le tempo en passant de l’oral à l’écrit par moments et au silence. Jeff Bezos, par exemple, impose pour ses réunions de commencer par la lecture silencieuse de la recommandation qui a été envoyée en amont à tout le monde. Ça permet de s’assurer que chacun a bien lu ce document et c’est un sas d’entrée dans la réunion. On peut aussi varier les stimulations en utilisant des slides, des vidéos, en demandant d’écrire dans le tchat… Les collaborateurs sont plus actifs, attentifs et contributifs.
Définir le plan d’action
A chaque fin de discussion, on est explicite sur le « quoi, qui, quand », c’est-à-dire le plan d’action. Ainsi, tous les collaborateurs savent quelle tâche leur incombe et seront acteurs aussi après la réunion.
Améliorer les futures réunions
Vient ensuite le troisième secret : faire mieux demain. On termine la réunion en faisant un point sur l’expérience vécue, un débriefing. Chacun peut proposer des idées pour faire mieux la prochaine fois : commencer à l’heure, que tout le monde lise les documents… « C’est important également car ça permet à chacun de relâcher son ressenti pendant la réunion, là tout de suite. Ça évite ce que l’universitaire américain Joe Allen appelle le MRS (meeting recovery syndrome), c’est-à-dire le temps que l’on passe à la machine à café pour se plaindre de la mauvaise réunion que l’on vient de quitter », constate Louis Vareille.
Un compte-rendu efficace
Enfin, inutile de s’astreindre à rédiger un compte-rendu exhaustif pour informer les personnes qui n’étaient pas conviées à la réunion. « Un compte-rendu sert surtout à mettre les gens présents au travail. Les autres peuvent demander des informations directement à l’organisateur. Mon expérience me dit que personne ne se met au travail après avoir simplement reçu un compte-rendu de réunion. C’est le relevé des décisions des « quoi, qui, quand », qui va le faire. Ça ne doit pas être exhaustif ni parvenir une semaine après », conseille Louis Vareille.
Bien menée, une réunion doit être un lieu de sécurité psychologique, d’apprentissage pour être acteur au sein des organisations et mieux se connaître.
Dorothée Blancheton
